本会の検討領域
- 慣例的に実施していた行事をゼロベースで見直し、コロナ禍以降の新たな共助と交流の場を設けるべく、廃止すべきは廃止し、新規に実施すべきは実施する。
検討の経過
2023年6月
- 2023年度総会にて議決された各行事に関し、本プロジェクトとしては中山祭りの企画・実行をモデルケース事業として実施することとした。
- 他行事（体育祭・敬老会）に関しては、負荷の観点から優先度を下げ、直近の本プロジェクトの検討範囲から外して従来どおりの開催を想定することとした。
- 中山祭りの企画・実行に際しては、昨年度の新型コロナウィルス懸念で中止となった企画（以下参照）を下敷きとすることとした。
- 上記企画に基づき、各所への調整を開始した。
- 中山祭りに関するページの作成
- パフォーマンス出演団体への出演交渉を開始
- キッチンカー等の調査を開始
2023年7月
- パフォーマンス出演交渉の継続
- キッチンカー等の調査継続
- 運営ボランティア募集に関して、東松山市社会福祉協議会平野支部と調整を開始
- 東松山市秘書室に、東松山市の後援依頼申請を実施
2023年8月
- パフォーマンス出演交渉の継続
- 東松山市内チアダンスグループ「フラッシュキッズ」の出演を合意
- キッチンカー等の調査継続
- 東松山市社会福祉協議会平野支部とも協力しボランティア募集を開始
- 市民福祉センター内ボランティアコーナーにボランティア募集のチラシを配置
- 社協平野支部を通じて、大東文化大学地域連携センターに、ボランティア募集の周知依頼。学生へ情報配信するポータルサイト等にて周知を図って頂ける。
- 公式HP及びSNSを通じて募集
- 東松山市から後援を得る。これにより、本中山祭りは東松山市後援事業となる
- 実行委員の正式立ち上げ（2023/08/13 13:00-15:00）
2023年9月-10月
- 各所との調整と準備を進行。
- イベントの詳細を順次公開。
2023年11月
中山祭り関連の振り返り等を行った。
日程
- 2023年10月15日（日）
※午前中が雨天だったが、午後の晴れ予定によって実施判断し、実施した
雨天により中止になった事項
- パフォーマンス関連
- 北中吹奏楽部出演
- フラッシュキッズ出演
- 武蔵流東松山太鼓出演
- その他
- PTA有志の制作による看板・提灯の飾り付け
- 花代の掲示
開催情報
- 来場者数：推計500名ほど
- 後援
- 東松山市
- メディア協賛
- 埼玉マガジン
- 協賛
- 安藤損害保険（運営費補助）
- 伊藤園東松山支店（飲料等購入補助）
- 共栄クリーンガス（ガス・コンロ提供）
- コエドブルワリー（自治会員むけプレゼント提供）
- 日本製紙（自治会員むけプレゼント提供）
- ポテトフーズ（自治会員むけプレゼント提供）
- レモネードスタンド普及協会（レモネードスタンド用レモン果汁提供）
- 吉田水産（冷却資材等提供）
振り返り
- 反省点
- 全体的に準備不足
- 検討開始時期
- 実行委員の人員確保
- 当日オペレーションの事前シミュレーション
- 雨対策不足
- 雨特有の動き方の事前検討
- 催行不催行の明確化
- 備品の保管場所等の明確化
- 各作業の担当をより明確にする
- 各作業の期待値を明確にする（なにをどうしてほしいか）
- ゴミの処理
- 作り物の手順
- 祭りの雰囲気をもっと出す（提灯・幕など）
- ボランティアに対する連絡が徹底されていなかった
- 外部業者への周知不足
- イベントの周知不足
- 全体的に準備不足
- 継続したい点
- 完全外部のボランティアに参画いただけた。
- 東松山ケーブルテレビ、埼玉マガジンなど、地域で影響力のあるメディアに取り上げてもらえた。
- キッチンカーや焼きそばなど、外部の業者を取り込むことができた。
- PTAを介して、子どもたちを積極的にイベントに取り込めた。
- 暑くないタイミングで実施できたことはよかった。
- 飲み物メニューが画一的ではなかったのはよかった。
- 参加型のプログラム（大根おどり等）があったのがよかった。
- SNS等の外部発信
- 企業からの協賛
- お楽しみ抽選会
- 食券5枚→抽選券引き換え方式
今後の行事の再構築に関する思惑共有
- 平野地区体育祭は平野地区の行事のため、不参加は難しい。
- が、参加者はそれなりに楽しんでいたので、告知を含めた場作りでなんとかなるかも。
- 中山敬老会
- 恒久的に廃止し、スマホ講習等の実になる施策に替えるという案もある。
- 年齢を極端に絞る、区切りの歳を引き上げてもよいかもしれない（市は100才）
2023年12月-2024年3月
- 次年度企画に関する検討
- 令和5年度総会報告のための準備
